Planejamento Financeiro Pessoal - Despesas Sob Controle

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Olá pessoal! 

Uma vez que entendemos como nossas receitas se comportam no nosso Planejamento Financeiro Pessoal, o segundo passo é entender as despesas. Intuitivamente, claro, temos noção de como gastamos nosso dinheiro. Contudo, se você não tem o hábito de anotar e classificar suas despesas garanto que quando começar a fazê-lo se surpreenderá.

Os objetivos deste post são:

• Entender a importância de se manter as despesas sob controle;
• Definir metodologia para controle das despesas;
• Aprender como registrar as despesas na Planilha do IDEC;
• Descobrir a melhor forma de controlar as despesas anuais e/ou semestrais.

Atenção: Caso ainda não tenha a planilha de Planejamento Financeiro Pessoal do IDEC clique aqui para baixar.

A importância do controle das despesas em seu Planejamento Financeiro Pessoal

Recentemente, um amigo me ligou e disse que havia iniciado o controle de suas despesas cotidianas em uma planilha. Algo que ele nunca havia feito antes. Disse-me ainda que ficou assustado quando comparou o que ele havia registrado como receita com os registros de despesas!

A situação era tão crítica que ele já estaria questionando a vantagem em se fazer o Planejamento Financeiro Pessoal. Falou ainda que quando as despesas anotadas ultrapassavam a receita ele parava de anotar para não se deprimir.

Tentei mostrar que o fato dele conseguir perceber que as despesas estavam superiores a seus ganhos já era um grande avanço. A conscientização de que gastava mais do que podia era o primeiro passo para retomasse suas finanças ao trilho correto.

Bom, para o bem ou para o mal desse meu amigo, ele não está sozinho! Para falar a verdade, ele faz parte de uma grande parcela da população que não consegue controlar suas despesas e, por fim, possuem gastos superiores ao que recebem.

A falta de controle do quanto se gasta e em que se gasta se torna, dessa forma, um dos principais vilões do Planejamento Financeiro Pessoal. Iludir-se achando que consegue controlar mentalmente o destino de seu dinheiro é um prato cheio para o descontrole financeiro e, como consequencia, o acúmulo de dívidas.

Perca o controle e ganhe dívidas

Dívidas podem ser geradas a partir de situações imprevistas, que provocam um grande impacto na nossa vida financeira, ou a partir do descontrole das despesas. A primeira situação, apesar de haver formas de amenizá-las, foge do nosso controle. Já a segunda situação depende exclusivamente de nós mesmos.

São dois os principais catalisadores para transformar uma pequena dívida oriunda da falta de controle financeiro em uma dívida quase ou totalmente impagável:

1) Recusa do devedor em reduzir padrão de consumo: Dívidas devem ser cortadas pela raiz. Se você ultrapassou seu limite de gastos num determinado mês deverá reduzir seu padrão de consumo no mês seguinte para tapar o buraco deixado.

Infelizmente (os bancos diriam: felizmente) a maior parte das pessoas não faz isso. Quando estouram o orçamento num determinado mês simplesmente ignoram e acham que, automaticamente, as coisas se resolverão.

Imagine que nossa personagem, Daisy, cujo salário líquido mensal gira em torno de R$ 3.000,00, gastasse todo mês R$ 300,00 além do que ganha. Sua dívida, imaginando um mundo onde o juro não existisse, se acumularia assim:

Em cinco meses de acumulo, a dívida representaria 50% do salário líquido mensal. Chegaria a 100% em apenas 10 meses. Em 24 meses estaria devendo 2,4 vezes o seu salário líquido mensal.

2) Juro exorbitante: Mas um mundo sem juro não existe. E se não existe, não podemos desconsiderar o efeito que o juro tem sobre uma dívida. Vamos ver o gráfico anterior, agora com uma barra adicional demonstrando o efeito da taxa média de juro do "Cheque Especial" que, conforme o Banco Central do Brasil, hoje, seria de 5,43% a.m.

Me parece que fica claro o suicídio financeiro. A dívida seria o dobro do salário líquido em apenas 14 meses. E, ao final dos 24 meses utilizados no exemplo, a dívida total acumulada seria de R$ 14.130,00, ou 4,7 vezes a receita mensal de Daisy.

Nunca é demais frisar que o Cheque Especial não é a dívida mais cara. Tem gente que ainda se complica no Cartão de Crédito cuja taxa média de juro facilmente ultrapassa 10% a.m.

Como controlar as despesas com a planilha do IDEC

Após fazer o registro de suas receitas, Daisy passou a registrar suas despesas. Pegou os seus comprovantes, cupons e notas ficais e lançou na sua planilha de controle. Para isso, acessou a planilha correspondente ao mês da despesa e lançou-as a cada linha. Veja na imagem a seguir o exemplo do mês de Janeiro:

É interessante perceber que a planilha possui colunas (J e K) que mostram a evolução do saldo na Conta Corrente, em dinheiro e no Cartão de Crédito. Essas informações são fundamentais para um controle eficiente de seu fluxo de caixa. Para que o saldo apresentado seja o real, as despesas devem sempre ser lançadas em ordem cronológica.

Ao digitar os dados na planilha é importante que se tenha muita atenção no preenchimento da coluna "Cód.". É nessa coluna que apontaremos a natureza do nosso gasto, ou seja, com o que gastamos nosso dinheiro. Perceba que na linha 5 há um "Combo Box" que demonstra quais são os códigos disponíveis. Para facilitar, construímos essa tabela  que você pode baixar, imprimir e manter sempre em um lugar de fácil acesso para quando for alimentar seus dados.

Outro ponto que deve estar atendo ao preencher a planilha é a coluna "Meio de Pagamento". Nessa coluna deve ser informada a forma utilizada para realizar o pagamento da despesa. A depender do código, a planilha abaterá o gasto da Conta Corrente, do Dinheiro ou acrescentará ao saldo devedor do Cartão de Crédito. Baixe a tabela completa para imprimir e manter ao seu alcance.

Quando for preencher o mês seguinte, lembre-se de alimentar na linha 5 o saldo final do mês anterior na Conta Corrente e em Dinheiro. Essas informações são fundamentais para o cálculo correto do seu saldo a cada dia.

Compras com Cartão de Crédito

Apesar das instruções de uso da planilha do IDEC já orientar como registrar as compras realizadas com Cartão de Crédito acreditamos que algumas dicas adicionais são necessárias.

Compras com pagamento único: O valor deve ser registrado no mês em que ocorreu a compra. A planilha assume por padrão que o pagamento se dará no mês seguinte ao utilizar o código de pagamento "CC". Essa é uma deficiência da planilha uma vez que a depender da data de vencimento do seu Cartão de Crédito a compra ainda poderá ser paga no mesmo mês.

Compras parceladas: A primeira parcela deve ser lançada no mês da compra. Já as parcelas posteriores devem ser lançadas nos meses subsequentes com o Meio de Pagamento "PC". Exemplo: Uma compra no valor de R$ 600,00 no mês de janeiro, parcelada em três vezes, deve ter o valor de R$ 200,00 lançado em janeiro, R$ 200,00 em fevereiro e a última de R$ 200,00 em março.

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Para facilitar a identificação de quantas parcelas faltam para concluir o pagamento daquela compra, aconselhamos que a cada parcela utilize na descrição a indicação de qual é o número da parcela e qual é a quantidade total. Ex.: "2 de 5" ou "2/5".

Adicionalmente, o IDEC sugere que as compras parceladas no Cartão de Crédito sejam registradas na planilha "C. Crédito". Apesar de não haver uma interação desta planilha com as outras, o que a torna não obrigatória, o seu preenchimento é interessante porque permitirá que tenha visão de longo prazo das suas compras parceladas.

Registrando o pagamento da fatura: Para que a planilha identifique de maneira correta o pagamento da fatura você deve utilizar a natureza de código F7 "Pagamento da fatura do cartão de crédito". É utilizando esse código que será identificado na planilha "Real" que aquela despesa é referente ao pagamento do Cartão de Crédito. No Meio de Pagamento você informará se pagou com débito em conta, "DB", ou dinheiro, "DI".

Por fim, dado a forma como foi estruturada a planilha, não aconselhamos o preenchimento do saldo anterior no Cartão de Crédito a cada mês. Ao fazê-lo, a planilha interpretará como um saldo do mês anterior que não foi pago e com isso lançará esse valor no fluxo de caixa atrapalhando cálculo correto de seu saldo devedor no Cartão de Crédito.

Evolução Mensal das Despesas Realizadas

À media que você registra suas despesas nas planilhas de cada mês, a totalização de cada categoria é feita na planilha "Real." permitindo que você visualize seu gasto mensal em cada categoria. São três as tabelas apresentadas.

Primeiro, é apresentada a tabela de Detalhamento Mensal das Receitas e Despesas Realizadas:

À medida que for lançando suas despesas poderá ver com detalhes quais são as Naturezas que estão consumido mais recursos, bem como sua sazonalidade. Essa visão é importante para que possa ter maior cuidado naqueles meses que possuem despesas não recorrentes como IPVA, IPTU, Seguro, Matrícula Escolar...

A segunda tabela é apenas um resumo da primeira. Ela consolida os gastos num nível acima de Natureza. Veja:

A terceira tabela é um resumo do fluxo de caixa, ou seja, demonstra o dinheiro que efetivamente foi movimentado a cada mês:

Perceba que há uma diferença entre o saldo apresentado pela tabela de detalhamento das despesas (R$ 773,57) e a do fluxo de caixa (R$ 1.423,57). Isso ocorre porque a primeira registra todas as despesas no Cartão de Crédito de acordo com o mês de competência enquanto a segunda registra as saídas de caixa para pagamento do Cartão de Crédito.

Exemplo: Uma compra no mês de janeiro utilizando o Cartão de Crédito é lançada nesse mês na planilha de detalhamento. Contudo, como o pagamento da fatura do Cartão de Crédito em que esta compra virá discriminada só ocorrerá no mês seguinte, fevereiro, não é registrado nenhuma saída de caixa referente a ela em janeiro.

O entendimento desse mecanismo é de fundamental importância para que você não se perca em seu Planejamento Financeiro Pessoal e conte com recursos que já estão comprometidos. Afinal, apesar da sua conta do banco está apresentando um saldo de aproximadamente R$ 1.400,00 há compromissos a pagar que cujos recursos já deveriam estar reservados para esse fim.

Portanto, as linhas 108 a 110 dessa última planilha são importantíssimas para que você acompanhe a evolução do saldo devedor atual e futuro dos seus cartões de crédito.

Prevendo despesas futuras

Da mesma forma que foi feito com a receita, um Planejamento Financeiro Pessoal precisa permitir que seu dono anteveja as despesas futuras. E isso é possível de ser feito na planilha do IDEC através do preenchimento da planilha "Previsão".

Depois de alguns meses registrando suas despesas você já terá mais segurança para estimar qual será seu gasto para os meses seguintes. Assim, inicialmente, poderá considerar a média de gasto dos últimos três meses como parâmetro.

Mas não esqueça de registrar no mês correto aquelas despesas com pagamento não recorrente como IPTU, IPVA, Seguro e outras. Dessa forma poderá visualizar com bastante antecedência um determinado mês em que incorrerá em maior despesa se preparando para ele.

Avaliando os desvios em relação a previsão

O Planejamento Financeiro Pessoal não é um simples controle de despesas. Ele deve permitir a você avaliar cenários e com base em dados e valores facilitar a tomada de decisão. Nesse contexto, a planilha "Real X Previsto" assume uma importância enorme.

É através dos dados dessa planilha que você poderá comparar quanto você previa gastar numa determinada categoria num determinado mês com o quanto, de fato, você gastou.

A análise desse quadro permitirá a você identificar as categorias que estão com gastos acima do previsto e tomar as decisões necessárias para controlar a situação. Além disso a tabela mostra quanto de sua receita cada categoria de despesa está consumindo.

Conclusão

Apesar de ser um pouco cansativo e trabalhoso no início, o controle das despesas é fundamental para um Planejamento Financeiro Pessoal de qualidade.

É preciso não se deixar abater pelo desânimo caso suas despesas se mostrem, inicialmente superiores às receitas. Aliás, é preciso que a situação seja encorajadora a continuar analisando o comportamento de suas despesas. Só assim consiguirá revferter a situação a seu favor.

Uma vez que suas despesas estejam identificadas, caberá a você analisá-las e fazer os ajustes ou cortes necessários para que garanta que não ultrapassem as suas receitas.

Lembre-se que as dívidas devem ser cortadas pela raiz para evitar que evoluam em progressão geométrica a ponto de tornarem-se impagáveis.

Torne-se o senhor do seu destino financeiro!

Um grande abraço e até a próxima!

Kleber Rebouças

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